GoBD y el archivado de correo, explicado
El GoBD exige que el correo empresarial que es correspondencia comercial, o que se refiere a un asiento contable, se conserve durante años de forma completa, inalterable y trazable, no solo almacenada; para eso existe, desde la 0.1.0, el archivo de Restow. El resto de esta página responde exactamente qué significa eso y qué hace el archivo hoy.
El correo empresarial que cuenta como correspondencia comercial, o que se refiere a un asiento contable, es un registro relevante para la contabilidad según el derecho alemán. El GoBD, la guía administrativa del ministerio de finanzas sobre la correcta llevanza de registros, establece requisitos específicos y comprobables sobre cómo tiene que conservarse ese registro, no solo durante cuánto tiempo.
Lo que exige realmente la ley
- Retención: 6 años para la correspondencia comercial (§ 257 HGB, § 147 AO), 8 años para los registros contables, 10 años para los libros y las cuentas anuales.
- El requisito central del GoBD: los registros deben ser completos, correctos, oportunos, ordenados, inalterables, trazables y evaluables por máquina, con documentación de procedimiento y un registro de cambios, y conservados en su formato original, de modo que un correo siga siendo un correo, no una impresión.
- «Oportuno» en concreto es la razón por la que el journaling, y no una sincronización periódica del buzón, es el mecanismo de captura correcto: una sincronización solo ve lo que sigue estando ahí cuando se ejecuta, mientras que el journaling captura una copia antes de que un usuario pueda modificar o eliminar el original.
- Junto al RGPD: un concepto de eliminación una vez que termina la retención, la capacidad de buscar por persona para una solicitud de acceso del interesado, y una retención legal usada solo por un motivo documentado.
Cuánto tiempo deben conservarse los registros en Alemania
§ 257 HGB, § 147 AO. El plazo empieza al final del año natural en que se creó el registro (§ 147 (4) AO).
Más tiempo mientras un registro siga siendo relevante para una liquidación fiscal no firme (§ 147 (3) AO). No es asesoramiento jurídico.
Cómo la cadena de hashes hace visible un cambio
El hash de cada elemento archivado incluye el hash anterior. Si cambia uno, ningún eslabón posterior coincide.
Qué hace el archivo de Restow (desde la 0.1.0)
En todas las ediciones: sincronización por Microsoft Graph e IMAP en un almacén de solo anexado con cadena de hashes SHA-256 y verificación, y búsqueda de texto completo. Business y Service Provider añaden la recepción del journaling de Exchange Online por SMTP, políticas de retención con eliminación obligatoria y retención legal que suspende la eliminación. Todavía en desarrollo: la búsqueda autoservicio para usuarios finales y un informe de evidencias firmado. Véase la hoja de ruta.
Lo que no afirmamos
No «certificado según el GoBD»: no existe tal certificado que mantener, ya que el propio GoBD es explícito en que las autoridades fiscales no emiten certificaciones positivas. Restow dice que el archivo está diseñado para respaldar el archivado de correo conforme a la normativa, creado para los requisitos alemanes de GoBD, y nombra las medidas concretas detrás de esa afirmación, nunca «certificado» ni «conforme» como afirmación desnuda y sin matizar, y nunca como sustituto de la revisión de su propia asesoría fiscal o de su responsable de protección de datos. El archivo está en todas las ediciones; su capa GoBD, en Business y Service Provider.
Preguntas frecuentes
¿Qué exige el GoBD para el archivado de correo?
El correo empresarial que es correspondencia comercial, o que se refiere a un asiento contable, es un registro relevante para la contabilidad según el derecho alemán: 6 años de retención para la correspondencia comercial (§ 257 HGB, § 147 AO), 8 años para los registros contables. El GoBD (la guía administrativa del ministerio de finanzas) además exige que esos registros sean completos, correctos, oportunos, inalterables, trazables, evaluables por máquina, conservados en su formato original, con documentación de procedimiento y un registro de cualquier cambio.
¿Está certificado el archivo de Restow según el GoBD?
No existe tal certificado que se pueda reclamar en primer lugar. El propio GoBD establece que las autoridades fiscales no emiten certificaciones positivas, ni en una auditoría ni de otro modo, y que el certificado de un tercero tampoco vincula a la autoridad fiscal; la responsabilidad permanece en el contribuyente. Restow declara que su archivo está diseñado para respaldar el archivado de correo conforme a la normativa, creado para los requisitos alemanes de GoBD, y nombra las medidas concretas, nunca «certificado» ni «conforme» como afirmación sin matizar.
¿Está disponible el archivo de Restow?
Sí, desde la 0.1.0. Todas las ediciones archivan con cadena de hashes y búsqueda de texto completo; Business y Service Provider añaden journaling, retención obligatoria y retención legal. La búsqueda autoservicio para usuarios finales y el informe de evidencias firmado siguen en desarrollo.