GoBD und E-Mail-Archivierung, erklärt
Die GoBD verlangt für geschäftliche E-Mail, die als Handelsbrief gilt oder sich auf eine Buchung bezieht, dass sie über Jahre vollständig, unveränderbar und nachvollziehbar aufbewahrt wird, nicht nur gespeichert; genau dafür ist das Restow-Archiv gebaut, verfügbar seit 0.1.0. Der Rest dieser Seite beantwortet genau, was das bedeutet und was das Archiv heute leistet.
Geschäftliche E-Mail, die als Handelsbrief gilt oder sich auf einen Buchungsvorgang bezieht, ist nach deutschem Recht eine steuerlich relevante Unterlage. Die GoBD, das Verwaltungsschreiben des Finanzministeriums zur ordnungsgemäßen Buchführung, setzt konkrete, überprüfbare Anforderungen daran, wie diese Unterlage aufbewahrt werden muss, nicht nur wie lange.
Was das Gesetz tatsächlich verlangt
- Aufbewahrung: 6 Jahre für Handelsbriefe (§ 257 HGB, § 147 AO), 8 Jahre für Buchungsbelege, 10 Jahre für Bücher und Jahresabschlüsse.
- Kernanforderung der GoBD: Unterlagen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet, unveränderbar, nachvollziehbar und maschinell auswertbar sein, mit Verfahrensdokumentation und einem Änderungsprotokoll, und im Originalformat aufbewahrt werden: Eine E-Mail bleibt eine E-Mail, kein Ausdruck.
- „Zeitgerecht“ speziell ist der Grund, warum Journaling, nicht ein periodischer Postfach-Sync, der richtige Erfassungsmechanismus ist: ein Sync sieht nur, was beim Laufen noch da ist, während Journaling eine Kopie erfasst, bevor ein Nutzer das Original ändern oder löschen kann.
- Neben der DSGVO: ein Löschkonzept nach Ablauf der Aufbewahrung, die Möglichkeit, für eine Betroffenenanfrage personenbezogen zu suchen, und ein Legal Hold, der nur mit dokumentiertem Grund eingesetzt wird.
Wie lange Unterlagen in Deutschland aufzubewahren sind
§ 257 HGB, § 147 AO. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO).
Länger, solange eine Unterlage für eine nicht bestandskräftige Steuerfestsetzung noch von Bedeutung ist (§ 147 Abs. 3 AO). Keine Rechtsberatung.
Wie die Hash-Kette eine Änderung sichtbar macht
Der Hash jedes archivierten Elements enthält den Hash davor. Ändert sich ein Element, passt kein späteres Glied mehr.
Was das Restow-Archiv leistet (seit 0.1.0)
In jeder Edition: Microsoft-Graph- und IMAP-Abgleich in einen nur anhängbaren Speicher mit SHA-256-Hash-Kette, Kettenprüfung und Volltextsuche. Business und Service Provider ergänzen Exchange-Online-Journaling per SMTP als primären Erfassungsweg, Aufbewahrungsrichtlinien mit durchgesetzter Löschung und Legal Hold, der die Löschung aussetzt. Noch in Entwicklung: die Self-Service-Suche für Endnutzer im eigenen Archiv und ein signierter Nachweisbericht. Siehe Roadmap und die Design-Dokumentation.
Was wir nicht behaupten
Nicht „GoBD-zertifiziert“: Ein solches Zertifikat gibt es gar nicht zu beanspruchen, da die GoBD selbst ausdrücklich festhält, dass Finanzbehörden keine positiven Bestätigungen ausstellen. Restow sagt, dass das Archiv auf deutsche GoBD-Anforderungen ausgelegt ist, und die konkreten Maßnahmen hinter dieser Aussage benennen, nie „zertifiziert“ oder „konform“ als bloße, unqualifizierte Behauptung, und nie als Ersatz für die Prüfung durch Ihren eigenen Steuerberater oder Datenschutzbeauftragten. Das Archiv ist in jeder Edition enthalten, seine GoBD-Schicht in Business und Service Provider.
Wie sich das von den Regeln in den USA, im UK, in der Schweiz und in Österreich unterscheidet, zeigt GoBD im internationalen Vergleich.
Häufig gefragt
Was verlangt GoBD für E-Mail-Archivierung?
Geschäftliche E-Mails, die Handelsbriefe sind oder sich auf einen Buchungsvorgang beziehen, sind steuerlich relevante Unterlagen: 6 Jahre Aufbewahrung für Handelsbriefe (§ 257 HGB, § 147 AO), 8 Jahre für Buchungsbelege. Die GoBD (das Verwaltungsschreiben des Finanzministeriums) verlangt darüber hinaus, dass diese Unterlagen vollständig, richtig, zeitgerecht, unveränderbar, nachvollziehbar, maschinell auswertbar, im Originalformat aufbewahrt werden, mit Verfahrensdokumentation und einem Protokoll jeder Änderung.
Ist Restow' Archiv GoBD-zertifiziert?
Ein solches Zertifikat gibt es überhaupt nicht zu beanspruchen: Die GoBD selbst stellt klar, dass Finanzbehörden keine positiven Bestätigungen ausstellen, weder im Rahmen einer Prüfung noch sonst, und dass ein Zertifikat eines Dritten die Finanzbehörde ebenfalls nicht bindet; die Verantwortung bleibt beim Steuerpflichtigen. Restow formuliert, dass sein Archiv auf deutsche GoBD-Anforderungen ausgelegt ist, und benennt die konkreten Maßnahmen, nie „zertifiziert“ oder „konform“ als unqualifizierte Behauptung.
Ist die für deutsche GoBD-Anforderungen ausgelegte Archivschicht jetzt schon verfügbar?
Ja, seit 0.1.0. Jede Edition archiviert mit Hash-Kette und Volltextsuche; Business und Service Provider ergänzen Journaling, durchgesetzte Aufbewahrung und Legal Hold. Die Self-Service-Suche für Endnutzer und ein signierter Nachweisbericht sind noch in Entwicklung.