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Auf dieser Seite
  1. Im Überblick
  2. Warum die GoBD eine besonders hohe Hürde sind
  3. Warum Restow auf die GoBD setzt
  4. Häufig gefragt
  5. Quellen (abgerufen am 29.09.2026)

GoBD im internationalen Vergleich

Von , IT Systeme Flores UG. Zuletzt aktualisiert am

Illustration: unterschiedlich hohe Türme für Aufbewahrungsfristen; der höchste, grüne steht für Deutschland.

Keine Rechts- oder Steuerberatung. Regeln ändern sich; jede Aussage unten nennt ihre Quelle und das Abrufdatum. Lassen Sie sich von Ihrer Steuer- oder Rechtsberatung bestätigen, was für Sie gilt.

Kurz gesagt: Die meisten Länder sagen Unternehmen, wie lange sie Unterlagen aufbewahren müssen. Die deutschen GoBD sagen zusätzlich, wie: Elektronische Unterlagen müssen vollständig, unverändert und nachvollziehbar bleiben, für eine Betriebsprüfung maschinell auswertbar sein und mit einer schriftlichen Beschreibung des Verfahrens einhergehen. USA und UK setzen Fristen von etwa drei bis sechs Jahren und sagen außerhalb regulierter Branchen wenig zur Form. Restow legt sein Archiv auf die GoBD aus, weil wir in Deutschland sitzen und unsere ersten Kunden deutsche Unternehmen sind.

Im Überblick

Rechtsraum Allgemeine Aufbewahrungsfrist Anforderungen an elektronische Unterlagen
Deutschland (GoBD, AO, HGB) 10 Jahre für Bücher und Jahresabschlüsse, 8 Jahre für Buchungsbelege, 6 Jahre für sonstige Unterlagen wie Handels- und Geschäftsbriefe (§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB). Detailliert: Vollständigkeit, Richtigkeit, Zeitgerechtheit, Ordnung, Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit, maschinelle Auswertbarkeit, Verfahrensdokumentation (GoBD). Die Prüfung darf direkt auf die Daten zugreifen, Auswertungen nach ihren Vorgaben oder einen maschinell auswertbaren Export verlangen (§ 147 Abs. 6 AO).
USA (IRS) In der Regel 3 Jahre; 6 Jahre bei nicht erklärten Einnahmen von mehr als 25 %; 7 Jahre bei Forderungsausfällen oder wertlosen Wertpapieren; Lohnsteuerunterlagen mindestens 4 Jahre (IRS). Keine allgemeine, GoBD-ähnliche Regel zur Form elektronischer Unterlagen für alle Unternehmen.
USA (SEC Rule 17a-4, nur Broker-Dealer) 6 Jahre für bestimmte Kernunterlagen, 3 Jahre für andere, darunter die Geschäftskorrespondenz. Streng: entweder ein lückenloser, zeitgestempelter Audit-Trail, mit dem sich jede geänderte oder gelöschte Unterlage wiederherstellen lässt, oder ein nicht überschreibbares, nicht löschbares Format.
Vereinigtes Königreich (HMRC, Companies Act 2006) 6 Jahre ab Ende des Geschäftsjahres für steuerliche Unterlagen (HMRC); Umsatzsteuerunterlagen mindestens 6 Jahre; gesellschaftsrechtlich 3 Jahre für private und 6 Jahre für börsennotierte Gesellschaften (s 388). Unterlagen müssen aufbewahrt und auf Anfrage vorgelegt werden; kein GoBD-ähnlicher Katalog technischer Eigenschaften.
Schweiz (OR) 10 Jahre für Geschäftsbücher und Buchungsbelege (Art. 958f OR). Elektronische Aufbewahrung ist zulässig, soweit die Übereinstimmung mit den Geschäftsvorfällen gewährleistet ist und die Unterlagen jederzeit wieder lesbar gemacht werden können (Art. 958f Abs. 3 OR).
Österreich (BAO) 7 Jahre für Bücher, Aufzeichnungen und Belege (§ 132 BAO). Aufbewahrung auf Datenträgern ist zulässig, wenn die vollständige, geordnete und inhaltsgleiche Wiedergabe bis zum Ablauf der Frist jederzeit gewährleistet ist (§ 132 Abs. 2 BAO).

Allgemeine Aufbewahrung für Geschäftsunterlagen

Fristen aus der Tabelle oben. Nur Deutschland regelt zusätzlich für jedes Unternehmen im Detail die Form elektronischer Unterlagen.

Deutschland GoBD: detaillierte Regeln zur Form
6–10 Jahre
Schweiz Art. 958f OR
10 Jahre
Österreich § 132 BAO
7 Jahre
Vereinigtes Königreich HMRC, Companies Act
3–6 Jahre
USA, Broker-Dealer SEC 17a-4: strenge Formvorgaben
3–6 Jahre
USA IRS
3–7 Jahre

Der Balken zeigt die längste dort genannte allgemeine Frist, der Text die ganze Spanne; welche gilt, hängt von der Unterlage ab. Keine Rechtsberatung.

Warum die GoBD eine besonders hohe Hürde sind

  • Sie regeln die Form, nicht nur die Frist. Eine Unterlage, die zwar aufbewahrt wird, aber unbemerkt geändert werden könnte, genügt nicht. Deshalb braucht ein Archiv für die GoBD nachweisbare Integrität, etwa eine Hash-Kette und Unveränderbarkeit auf Speicherebene, nicht nur ein Backup.
  • Das Verfahren muss beschrieben sein. Die Verfahrensdokumentation beschreibt, wie Unterlagen erfasst, gespeichert und wiedergefunden werden. Software kann sie unterstützen; schreiben muss sie das Unternehmen.
  • Die Prüfung arbeitet mit Ihren Daten. § 147 Abs. 6 AO erlaubt der Finanzbehörde Einsicht in das System, Auswertungen oder einen maschinell auswertbaren Export. Ausdrucke reichen nicht.
  • Die Folge ist konkret. Lassen sich Bücher oder Aufzeichnungen nicht zugrunde legen, darf die Finanzbehörde die Besteuerungsgrundlagen schätzen (§ 162 Abs. 2 AO).
  • Kein Zertifikat ersetzt sie. Eine amtliche GoBD-Zertifizierung von Software gibt es nicht; die Verantwortung bleibt beim Unternehmen. Deshalb sagt Restow „ausgelegt auf deutsche GoBD-Anforderungen" und nennt die Maßnahmen, nie „zertifiziert".

Warum Restow auf die GoBD setzt

Wir sind ein kleines Unternehmen in Bergisch Gladbach, und unsere ersten Kunden sind deutsche Unternehmen und IT-Dienstleister. Die deutschen Regeln müssen wir deshalb zuerst richtig umsetzen. Wer auf die strengeren Regeln hin baut, liefert auch allen anderen nützliche Eigenschaften: Journaling als Erfassung, damit nichts fehlt, eine Hash-Kette, damit Änderungen erkennbar sind, Object-Lock-Speicher, damit nichts vorzeitig gelöscht wird, Aufbewahrung und Legal Hold sowie ein Export, den Prüfer nachvollziehen können. Eine Konformitätsaussage für ein anderes Land ist das nicht; siehe die Fragen unten.

Das Archiv ist seit 0.1.0 in jeder Edition enthalten; Journaling, durchgesetzte Aufbewahrung und Legal Hold in Business und Service Provider. Den Stand zeigt die Roadmap, die deutschen Details stehen unter GoBD und E-Mail-Archivierung, die Preise auf der Preisseite. Wenn Sie Hilfe bei Einrichtung oder Betrieb möchten, lesen Sie Einrichtung und Betrieb.

Häufig gefragt

Was sind die GoBD, in einem Satz?

Die GoBD sind die Verwaltungsanweisung des Bundesfinanzministeriums (BMF-Schreiben vom 28. November 2019) dazu, wie Unternehmen Bücher, Aufzeichnungen und Unterlagen elektronisch führen und aufbewahren müssen, damit sich die Finanzverwaltung darauf verlassen kann: vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet, unveränderbar, nachvollziehbar und maschinell auswertbar, mit Verfahrensdokumentation.

Unser Unternehmen sitzt in den USA oder im UK. Gelten die GoBD für uns?

Nur, wenn deutsches Steuerrecht auf Sie anwendbar ist, etwa über eine deutsche Gesellschaft oder Betriebsstätte. Sonst gelten Ihre eigenen Regeln: in den USA vor allem die Aufbewahrungsregeln der IRS und für Broker-Dealer SEC Rule 17a-4, im UK die Sechs-Jahres-Regel der HMRC und der Companies Act. Klären Sie das mit Ihrer Steuerberatung oder Rechtsberatung.

Sind die GoBD strenger als die Regeln in den USA oder im UK?

Bei der Frist sind sie länger als die allgemeinen Regeln dort (bis zu zehn statt drei bis sechs Jahre), und bei der Form elektronischer Unterlagen deutlich genauer. Vergleichbar strenge technische Vorgaben gibt es in den USA nur in regulierten Nischen, am bekanntesten SEC Rule 17a-4 für Broker-Dealer: entweder ein nicht überschreibbares, nicht löschbares Format oder ein lückenloser, zeitgestempelter Audit-Trail.

Macht mich ein auf die GoBD ausgelegtes Archiv auch anderswo konform?

Nein. Die technischen Eigenschaften, die die GoBD verlangen (nachweisbare Integrität, Vollständigkeit, Aufbewahrung, Export für Prüfer), sind überall nützlich, aber Konformität hängt von den Regeln des jeweiligen Landes und vom Betrieb ab. Restow behauptet keine Konformität mit SEC 17a-4, HMRC-Regeln oder anderen Vorgaben.

Ist das Restow-Archiv verfügbar?

Ja, seit 0.1.0. Jede Edition archiviert mit Hash-Kette und Volltextsuche; Business und Service Provider ergänzen Journaling, durchgesetzte Aufbewahrung und Legal Hold. Backup und Restore für Microsoft 365 und IMAP gibt es in jeder Edition.

Quellen (abgerufen am 29.09.2026)